Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de algemene voorwaarden van Bassistent. Zij regelt hoe Bassistent omgaat met de persoonsgegevens van de klanten van de gebruiker, en is opgesteld op basis van artikel 28 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer geldt dit? Alleen voor de gegevens van de eigen klanten van de gebruiker die in Bassistent worden ingevoerd of verwerkt. Voor de accountgegevens van de gebruiker zelf en voor gebruiksstatistieken is Bassistent zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt het privacybeleid.
Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de gebruiker de algemene voorwaarden accepteert.
Bassistent verwerkt in opdracht van de gebruiker de persoonsgegevens van diens eindklanten die de gebruiker in Bassistent invoert of laat verwerken. Dat gebeurt uitsluitend om de dienst te leveren: het opstellen, opslaan en versturen van offertes, facturen en betalingsherinneringen.
De details van de verwerking (soort gegevens, betrokkenen, doel en bewaartermijn) staan in bijlage A.
Bassistent verwerkt de persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de gebruiker. De algemene voorwaarden, deze overeenkomst en het gebruik van de functies van de app vormen die instructie. Vindt Bassistent dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Bassistent dat direct aan de gebruiker.
Bassistent zorgt dat iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gebonden is aan geheimhouding.
Bassistent neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). De maatregelen op de datum van deze versie staan in bijlage B. Bassistent mag deze verbeteren, maar niet verslechteren.
De gebruiker geeft algemene toestemming voor de inzet van subverwerkers. De huidige subverwerkers staan in bijlage C.
Bassistent legt de subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, via een verwerkers- of subverwerkersovereenkomst of EU-modelcontractbepalingen, en blijft verantwoordelijk voor de naleving door de subverwerkers. Een uitzondering is Vercel: Bassistent gebruikt daar op dit moment het Hobby-abonnement, waarop de standaard verwerkersovereenkomst van Vercel niet van toepassing is.
Wil Bassistent een subverwerker toevoegen of vervangen, dan informeert Bassistent de gebruiker minimaal 30 dagen van tevoren, per e-mail of in de app. De gebruiker kan binnen die termijn schriftelijk bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de gebruiker de overeenkomst opzeggen en zijn account laten verwijderen.
Sommige subverwerkers zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten (zie bijlage C). Bassistent zorgt voor passende waarborgen, zoals EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.
Krijgt Bassistent een verzoek van een klant van de gebruiker (inzage, correctie, verwijdering en dergelijke), dan verwijst Bassistent die klant door naar de gebruiker en beantwoordt het verzoek niet zelf. Bassistent helpt de gebruiker redelijkerwijs bij het beantwoorden van zulke verzoeken, bijvoorbeeld door gegevens te verstrekken, te corrigeren of te verwijderen via de functies van de app of op verzoek.
Constateert Bassistent een inbreuk op persoonsgegevens van de gebruiker, dan meldt Bassistent dat aan de gebruiker zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen 48 uur nadat Bassistent er kennis van heeft genomen. De melding gaat per e-mail naar het e-mailadres van het account.
De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen zijn geraakt, de mogelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Bassistent vult de melding aan zodra er meer bekend is.
De gebruiker beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is. Bassistent helpt daarbij.
Bassistent helpt de gebruiker, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, bij diens verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging (artikelen 32 tot en met 36 AVG).
Bassistent stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen.
Een audit is mogelijk na schriftelijke aankondiging van minimaal 30 dagen, tijdens kantooruren, zonder de dienstverlening onredelijk te verstoren en op kosten van de gebruiker. Bassistent mag audits beperken tot wat voor de naleving redelijkerwijs nodig is en hoeft geen gegevens van andere gebruikers te laten inzien.
Deze overeenkomst duurt zolang de gebruiker een account heeft. Na beëindiging van het account verwijdert Bassistent alle gegevens van de gebruiker — klantgegevens, offertes, sjablonen, facturen en factuurregels — direct en volledig.
De fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor facturen rust wettelijk op de gebruiker als ondernemer, niet op Bassistent. De gebruiker is er zelf verantwoordelijk voor deze gegevens vóór beëindiging van het account veilig te stellen. Op verzoek van de gebruiker verstrekt Bassistent vóór de verwijdering een kopie van de gegevens.
Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen in de algemene voorwaarden. Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Voor vragen over deze verwerkersovereenkomst:
| Betrokkenen | Klanten van de gebruiker (particulieren en bedrijven). |
| Soort persoonsgegevens | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en vrije notities; inhoud van offertes en facturen (omschrijving van werk en materialen, aantallen, prijzen, bedragen); foto's van de werkzaamheden, die incidenteel herkenbare elementen van een woning kunnen bevatten; een mondelinge toelichting, waarin naam- of adresgegevens kunnen voorkomen. |
| Bijzondere categorieën | Geen. |
| Aard van de verwerking | Opslaan, ordenen, tonen, omzetten met AI (spraak naar tekst, foto's naar offerte- en factuurregels), PDF's maken en versturen per e-mail. |
| Doel | Het leveren van de dienst aan de gebruiker. |
| Bewaartermijn | Zolang het account actief is; facturen 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Spraakopnames en foto's worden door Bassistent niet bewaard: ze worden direct verwerkt. |
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, inloggen, opslag | Data-opslag in de EU (Ierland); onderneming in de VS |
| Vercel Inc. | Hosting van de webapplicatie | Verenigde Staten (wereldwijd netwerk) |
| Anthropic, PBC | AI-verwerking van foto's tot offerte- en factuurregels | Verenigde Staten |
| OpenAI, L.L.C. | Spraakherkenning: audio naar tekst | Verenigde Staten |
| mijn.host | Versturen van e-mail (offertes, facturen, herinneringen) | Nederland |
PostHog (data-opslag in de EU) verwerkt uitsluitend gebruiksstatistieken van de gebruiker zelf en geen persoonsgegevens van diens klanten, en valt daarom buiten deze overeenkomst. Zie het privacybeleid.