Bassistent hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Correctie ten opzichte van versie 1.0. De vorige versie van dit document beschreef een eerdere opzet van Bassistent op basis van WhatsApp, Make.com, Airtable en Google Drive. Bassistent draait inmiddels als webapplicatie op een andere technische infrastructuur. Deze versie beschrijft de daadwerkelijke, huidige werkwijze.
Bassistent is een handelsnaam van Sync Software, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76299686, gevestigd in Nederland.
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor uw accountgegevens, uw bedrijfsgegevens en de gebruiksstatistieken. Voor de persoonsgegevens van uw eigen klanten die u in Bassistent invoert, bent u zelf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst.
Bassistent is een webapplicatie waarmee schilders en vergelijkbare ambachtelijke dienstverleners een klus vastleggen via een gesproken toelichting en/of foto's. Op basis daarvan stelt Bassistent automatisch offerte- of factuurregels voor. De gebruiker controleert en past deze regels zelf aan voordat een offerte of factuur als PDF wordt gegenereerd en optioneel per e-mail naar diens eigen klant wordt verstuurd. Bassistent werkt in een reguliere webbrowser, op telefoon of computer — er is geen koppeling met WhatsApp of een andere chatapp.
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst:
| Categorie | Voorbeelden | Bron |
|---|---|---|
| Accountgegevens | E-mailadres, gebruikt voor een eenmalige inloglink (geen wachtwoord) | Opgegeven door de gebruiker bij het inloggen |
| Bedrijfsgegevens van de gebruiker | Bedrijfsnaam, adres, KvK-/btw-nummer, IBAN, logo, uurtarie(f)(ven) | Ingevoerd door de gebruiker in Instellingen |
| Klantgegevens van de eindklant | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, vrije notities | Ingevoerd door de gebruiker bij het aanmaken van een offerte/factuur |
| Offerte-/factuurinhoud | Omschrijving van werk en materialen, aantallen, prijzen, bedragen | Ingevoerd door de gebruiker, deels op basis van AI-herkenning |
| Spraakopnames | Mondelinge toelichting op een klus | Opgenomen via de microfoon van de gebruiker; direct verwerkt, niet bewaard door Bassistent (zie art. 7) |
| Foto's van de klus | Foto's van de werkzaamheden, eventueel met productetiketten | Toegevoegd door de gebruiker; direct verwerkt, niet bewaard door Bassistent (zie art. 7) |
| Proefdemo en toegangsaanvraag (zonder account) | Een gesproken voorbeeldklus en, bij een toegangsaanvraag, uw e-mailadres. Daarnaast een afgeleide code van uw IP-adres (hash) om misbruik te beperken | Ingevoerd door de bezoeker op /demo. De opname wordt direct verwerkt en niet bewaard; het e-mailadres wordt per e-mail aan ons doorgegeven en niet in de database van de applicatie opgeslagen; de IP-hash wordt maximaal 7 dagen bewaard en bevat geen leesbaar IP-adres |
| Gebruiksstatistieken | Welke functies gebruikt worden (bv. spraak/foto-verwerking, sjablonen), zonder de inhoud van klantgegevens | Automatisch vastgelegd tijdens gebruik van de app |
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals medische gegevens, politieke overtuigingen of biometrische gegevens).
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Verwerken van spraak/foto's tot offerte- of factuurregels | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Aanmaken en beheren van offertes, facturen en klantgegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Versturen van offertes, facturen en betalingsherinneringen namens de gebruiker | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Proefdemo en beantwoorden van een toegangsaanvraag | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a), gegeven via het vinkje bij de demo of aanvraag |
| Beperken van misbruik en kosten van de proefdemo via een daglimiet (IP-hash) | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Voldoen aan de fiscale bewaarplicht voor facturen | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Beveiligen en technisch verbeteren van de dienst, waaronder gebruiksstatistieken gekoppeld aan uw account | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van de volgende verwerkers. Met deze partijen gaan wij verwerkersovereenkomsten aan, of zij bieden passende waarborgen zoals EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) voor doorgifte buiten de EER. Voor Vercel geldt dit op dit moment nog niet: wij gebruiken daar het gratis Hobby-abonnement, waarop de standaard verwerkersovereenkomst van Vercel niet van toepassing is. Voor de overige partijen ronden wij de administratieve afhandeling deels nog af:
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, inloggen, opslag van bedrijfslogo's en gebruiksstatistieken | Data-opslag in de EU (Ierland); onderneming in de VS |
| Anthropic, PBC | AI-verwerking van foto's tot offerte-/factuurregels | Verenigde Staten |
| OpenAI, L.L.C. | Spraakherkenning: zet audio om in tekst | Verenigde Staten |
| Vercel Inc. | Hosting van de webapplicatie | Verenigde Staten (wereldwijd netwerk) |
| mijn.host | Versturen van e-mail namens de gebruiker (offertes, facturen, herinneringen) | Nederland |
| PostHog (PostHog Inc.) | Gebruiksstatistieken (welke functies gebruikt worden), server-side, zonder trackingcookies | Data-opslag in de EU; onderneming in de VS |
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en verstrekken ze niet aan andere partijen dan hierboven vermeld, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Bezwaar tegen gebruiksstatistieken bij PostHog. Wij verwerken de in artikel 3 genoemde gebruiksstatistieken en sturen deze door naar PostHog op grond van gerechtvaardigd belang (artikel 4). Wilt u dit niet? Maak dan gebruik van uw recht van bezwaar (artikel 9) door contact met ons op te nemen — wij schakelen het doorsturen naar PostHog dan voor uw account uit, zonder dat dit uw toegang tot de dienst beïnvloedt.
Bassistent gebruikt de zakelijke API's van Anthropic en OpenAI, niet hun consumenten-chatbots. Conform het beleid van deze partijen worden gegevens die via deze zakelijke API's worden verzonden — zoals uw foto's en spraakopnames — niet gebruikt om hun AI-modellen te trainen.
U kunt de volgende rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via bas@bassistent.nl:
Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij dit met maximaal 60 dagen verlengen; wij informeren u hierover tijdig.
Bent u een klant van een gebruiker van Bassistent en gaat uw verzoek over gegevens die de gebruiker over u heeft vastgelegd? Richt uw verzoek dan aan die gebruiker: die bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt. Wij verwijzen u daar ook naar door en helpen de gebruiker bij het afhandelen.
De webapplicatie gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies binnen de applicatie. De gebruiksstatistieken genoemd in artikel 3 worden serverzijdig vastgelegd aan uw account en doorgestuurd naar PostHog (EU, zie artikel 5), niet via cookies of scripts in uw browser. Onze website (bassistent.nl) kan daarnaast functionele of analytische cookies gebruiken die horen bij ons websiteplatform.
Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via bas@bassistent.nl — wij lossen dit graag samen met u op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl, 088 – 1805 250).
Bassistent wordt momenteel kosteloos aangeboden tijdens een exclusieve lanceringsperiode (zie onze Algemene Voorwaarden). Zodra wij een betaald abonnement aanbieden, werken wij dit privacybeleid bij — onder meer om een eventuele betaalverwerker en de verwerking van betaalgegevens te beschrijven — en informeren wij u hierover tijdig voordat dit ingaat.
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienst of bij nieuwe wetgeving. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld per e-mail.
Voor vragen, opmerkingen of het uitoefenen van uw rechten: